Divine Box x Cubyn : La flexibilité au service d'expéditions mensuelles

Produits artisanaux, bières... Les boxs composées par les équipes de Divine Box regorgent de produits monastiques à découvrir et partager !

Rencontre avec Côme Besse, co-fondateur de Divine Box.

 Ce que l’on gagne avec Cubyn, c’est surtout du temps et de l’énergie passée.

Nous avons demandé à Côme de nous faire part de son expérience avec le service Cubyn.

Divine Box a un fonctionnement propre aux commerçants envoyant des boxs. Pour rappel, le système de boxs consiste à l’envoi aux abonnés de multiples produits monastiques dans un colis, une fois par mois. Cubyn a donc analysé les différents enjeux de son intervention chez Divine box de la manière suivante :

Faire sa logistique soi même, une demande en terme de temps et d’énergie :

Une de ces contraintes est d’avoir beaucoup de commandes à envoyer en une seule fois, conformément au format d’abonnement mensuel. Aussi, il faut mobiliser beaucoup de ressources, de temps et d’énergie sur des périodes courtes pour pouvoir assurer le bon acheminement des commandes. L'équipe de Divine Box consacrait 3 jours entiers à la préparation de leurs commandes, et cela débordait souvent sur les week-ends. Côme nous raconte : “Notre savoir faire est surtout la vente ou le marketing, mais la logistique n’est pas notre coeur de métier donc nous n’étions pas assez efficace là-dessus. Ca nous prenait beaucoup de temps et beaucoup d’énergie aussi.”

Quand les marathons étaient lancés, toute l’équipe de la société était mobilisée. Parfois même, des amis venaient leur prêter main forte. Ce qui nuisait à l’activité globale de Divine Box sur d’autres sujets.

Côme et Astrid, les deux fondateurs de Divine Box

Suivi des commandes et service client :

Le suivi des commandes était difficile à gérer, car uniquement fait sur le site du transporteur. Ce dernier n’étant pas optimisé, il fallait rentrer les numéros de suivi un à un, et déclarer un incident n’était pas simple. Le service client n’était pas réactif non plus.

Si la “logistique maison” fonctionnait pour des volumes d’envoi de 300 box par mois, il fallait pour Divine Box trouver une façon d’opérer qui corresponde à ses perspectives de développement. Les coûts étaient importants et non tenables sur la durée, il leur fallait donc une solution qui allait leur permettre de se soulager à court terme, et qui puisse grandir avec leur activité.

Divine Box a donc intégré Cubyn dans leur quotidien. Voici les différentes manières dont le service à changé leur gestion logistique :

Intégration :

Au vu de leur profil, Divine Box a choisi d’utiliser Cubyn de deux façons différentes au quotidien. Ils commercialisent leurs produits monastiques sur un site WooCommerce, donc se servent du module Cubyn directement depuis leur plateforme de gestion. Ce qui est pratique pour eux, est entre autre l'option d'expéditions avec Mondial Relay.

Comme nous envoyons aussi des commandes au compte-goutte, l’intégration du plugin Cubyn est super pratique pour ça !

Pour les commandes mensuelles, ils envoient tout les détails de leur commandes à Cubyn via une fiche qu'ils remplissent. Quelques modifications ont été faites pour optimiser l’outil au mieux, et selon Côme tout s’est « fait très vite et très bien, donc tout a été simple ». Tout les produits monastiques étaient facilement identifiés et annexés aux commandes à expédier. 

Utilisation au quotidien :

Avec le fonctionnement par box, une expédition de toutes les commandes est expédiée par mois. Ils se servent donc d’un fichier Excel pour importer toutes les références client sur l’interface Cubyn. Le fichier est simple à préparer : il suffit de remplir les différents champs demandés par Cubyn (nom, prénom, adresse e-mail, etc), de les mettre dans l’ordre indiqué puis d’uploader le fichier.

L’utilisation de l’import au format Excel pour le gros de leurs commandes est préférable pour eux. Ils peuvent retraiter et modifier les informations à leur guise au fil du mois jusqu’à l’import final. Ce qui permet de gérer les  clients qui souhaitent commencer leur abonnement plus tard par exemple.

Aidés par Cubyn, les équipes de Divine Box ont ainsi pu résoudre leurs enjeux principaux: mais quel a été l’impact sur leur organisation logistique ?

Lancement de nouveaux projets :

Ce que l’on gagne avec Cubyn, c’est surtout du temps et de l’énergie passée.

Ils ne s’occupent plus que 2 à 3 heures par mois de leurs commandes, en mettant simplement à jour le fichier Excel. Aujourd’hui, il n’y a plus qu’une personne qui gère l’organisation des expéditions.

Toute l’énergie qui était dépensée dans la préparation des commandes l’est aujourd’hui au profit de ce qu’ils savent faire. Le marketing, la vente, et le développement de nouveaux partenariats avec les monastères reviennent au centre de leur activité. 

En plus du temps et de l’énergie gagné, Cubyn apporte de la fiabilité et leur permet de grandir sereinement. « L’idée est que l’on puisse démultiplier le nombre de commandes, que l’on puisse doubler ou tripler nos volumes sans que l’on se retrouve bloqué pendant 1 semaine à faire nos boxs en encombrant les bureaux. »

L'Abbaye Sainte-Madeleine du Barroux, près d'Avignon, est partenaire de Divine Box. Ils produisent du mil, de l'huile d'olive, du vin et autres produits monastiques qu'il est possible de trouver mensuellement chez soi !

Optimisation logistique quotidienne :

Avec Cubyn, Divine Box trouve que l’ensemble de la logistique est simplifiée. Les étapes à suivre sont claires, et ce dès le moment ou le client prend son abonnement. 

S’il est facile d’intégrer Cubyn à son interface, s’est aussi une solution simple à utiliser au jour le jour. Que ce soit dans la gestion des commandes, ou dans les démarches à mener en cas d'incidents, Divine Box se repose à 100% sur le savoir-faire et la réactivité de son logisticien.

 L’avantage de Cubyn, c’est qu’on peut déclarer très rapidement un incident et le service client est réactif.

Le suivi des commandes aussi se fait facilement, surtout avec l’interface qui est intuitive et simple d’accès.

C’est accessible visuellement, et c’est toujours agréable.

Impact stratégique durable :

Avec une ambition d’arriver à 2000 boxs par mois en 2018 (contre 1000 en 2017), il leur fallait une solution logistique simple et efficace.

En octobre 2017, quelques mois après leurs débuts avec Cubyn, la commercialisation du nouveau concept “la box de bières trappistes” a pu commencer. Les boxs des trappistes ont un modèle qui a pu être calqué sur les boxs monastère, tout en restant flexible. L’emballage utilisé par Cubyn s’adapte aux différentes typologies de produits, notamment pour les bouteilles de bière en verre.

Les équipes ont pu réfléchir au lancement d'un nouveau concepts de box vendus en éditions limitées. Depuis mai 2018, ils ont étendu leur offre aux produits de beauté provenant de monastères !

Divine Box fonctionne à 90% en Opérations Spéciales avec Cubyn. Comme ils envoient une majeure partie de leurs volumes 1 à 3 fois par mois, cela demande une logistique adaptée. Quelques jours avant les expéditions, les différents monastères envoient leurs produits à l’entrepôt de Cubyn. Une fois les expéditions programmées, nos professionnels emballent, étiquettent et expédient les boxs.

Les opérations spéciales concernent tous les envois ponctuels. Les produits sont regroupés dans notre entrepôt avant la période d'expédition. La demande d'expédition est faite, et nos packers assemblent les objets selon le cahier des charges remplis par le e-commerçant. Déléguer leur logistique, permet à Côme et Astrid de partir à la rencontre de toujours plus de producteurs et artisans monastiques !

Conclusion

Entre l’activité de boxs mensuelles et l’activité e-commerce, c’est plus de 75 collectes qui ont été planifiées. En tout, cela représente plus de 8000 colis expédiés depuis le début de la collaboration avec Cubyn. Divine Box est un partenaire de taille, dont le succès est symbole de l'utilité d'un partenaire pour les expéditions ponctuelles.

La croissance de l’entreprise depuis le début de la collaboration en 2017 dépasse déjà les objectifs fixés. Pourtant, la période des fêtes, qui voit les expéditions augmenter, n’est pas encore passée. Un chiffre représentatif? En Décembre 2017, 50 Divine Box ont été envoyées via le service Cubyn. En Juillet 2018, c’est plus de  740 boxs qui sont passés par les entrepôts Cubyn avant d’arriver chez leurs destinataires. La collaboration entre Divine Box et Cubyn permet à l’équipe logistique d’appréhender sereinement cette accroissement d’activité. Elle pourra y répondre sans rogner sur la qualité.

En savoir plus sur l'offre de Divine Box? Nous vous invitons de découvrir au plus vite leurs produits monastiques sur leur site : www.divinebox.fr

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